Zostały niecałe 3 miesiące do wdrożenia kanałów do zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing). Nowe prawo wprowadza dyrektywa o ochronie Sygnalistów, przepis obowiązuje wszystkie firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników. Niektórzy mówią „system do donosów”, inni „u nas nikt nie będzie z tego korzystał”. Czy rzeczywiście tak jest? Tak naprawdę jest to szansa dla organizacji. Dowiedz się jak możesz wykorzystać potencjał Sygnalistów.
Whistleblowing, system do zgłaszania nieprawidłowości, co z reputacją firmy?
System zgłaszania nieprawidłowości odgrywa kluczową rolę w zakresie ochrony reputacji firmy. Dziś standardy biznesowe wyznaczają spółki zaangażowane, kształtujące wizerunek marki etycznej, podejmujące odpowiedzialność za swoją przyszłość, inwestujące w rozwój i samopoczucie pracowników. Taki status wymaga długoterminowych nakładów, ale i daje równie wieloletnie korzyści. Która z firm świadomie narazi swoją renomę na szwank i ujawnienie nieetycznych, niezgodnych z prawem procederów poza organizacją, pozbawiając się kontroli nad takimi wiadomościami? System do zgłaszania nieprawidłowości umożliwi rozwiązanie problemu zanim będzie za późno i te staną się tematem plotek, zostaną zgłoszone odpowiednim organom państwowym albo ujawnione publicznie w mediach.
Straty finansowe w organizacjach a system zgłoszeń
Nie mamy tutaj na myśli uniknięcia kar za niezastosowanie się do postanowień unijnej dyrektywy o Sygnalistach. Wdrożenie systemu daje sposobność zminimalizowania strat finansowych wynikających z późnego wykrywania uchybień, czyli mówiąc krótko, pozwala szybko ograniczyć wszelkie procesy, które hamują rozwój, powodują rotację pracowników, dają ciche przyzwolenie na nieprzestrzeganie prawa itd., a tym samym generują poważne straty.
Wdrożenie systemu whistleblowing prowadzi do wzmocnienia bezpieczeństwa finansowego firmy, skuteczniejszego zarządzania ryzykiem i efektywniejszego administrowania organizacją. Wystarczy przytoczyć przykład Enron i WorldCom aby mieć pewność, że późne wykrywanie może pociągnąć na dno nawet najlepszych. Doniesienia dotyczące oszustw finansowych zaprowadziły Enron na próg bankructwa – wartość akcji z dnia na dzień spadła z około 90 dolarów do zaledwie kilku centów, pomimo że przedsiębiorstwo było postrzegane jako spółka ciesząca się zaufaniem inwestorów i mająca dobrą sytuację finansową.
Whistleblowing a budowanie silnych, produktywnych zespołów
To, że do tej pory w Twojej firmie nie zostały zgłoszone żadne problemy, nie musi oznaczać, że ich nie ma. Brak zgłoszeń spowodowany jest strachem przed działaniami odwetowymi, nawet tak błahymi jak przypięcie łatki donosiciela lub poważniejszymi: utratą szansy na awans, premii albo nawet pracy. Dyrektywa o ochronie Sygnalistów jest odpowiedzią właśnie na tzw. kulturę strachu – pracownicy nie zgłaszają nieprawidłowości, ponieważ obawiają się konsekwencji. Możliwość anonimowego poinformowania o problemie, to zielone światło dla pracowników: zgłaszanie jest w porządku, służy całej firmie, więc jeśli wiesz, że coś się dzieje, poinformuj nas o tym. Taki komfort przekłada się na niższą rotację, a tym samym budowanie silnych, produktywnych zespołów, które generują większe zyski dla organizacji.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące wdrażania systemu Sygnanet:
1. W jaki sposób będzie następować zgłoszenie?
Zgłoszenia przekazuje się przez szyfrowany formularz na stronie www. Jest możliwość nieodpłatnego testowania serwisu.
2. Jakie pola zawierać będzie formularz zgłoszenia?
Formularz można dostosować do potrzeb organizacji. Standardowo zawiera okienko na treść zgłoszenia oraz wybór jego kategorii (ustalanych przez odbiorcę). Możliwe jest dołączanie załączników.
3. Czy zgłoszenia realizuje się wyłącznie anonimowo?
Tak, choć opcjonalnie możemy dodać pola na wskazanie danych Sygnalisty.
4. Co zapewnia, gwarantuje system?
System whistleblowing zapewni m.in. możliwość bezpiecznego przesłania / przekazania / pobrania potwierdzenia zgłoszenia oraz bezpieczną komunikację z Sygnalistą. Pozwala chronić przede wszystkim pracodawcę m.in: historia operacji, potwierdzenia, rejestr zgłoszeń, raportowanie.
5. Czy i w jaki sposób zabezpiecza się treść (plik) z potwierdzeniem zgłoszenia?
Plik ze zgłoszeniem (i załącznikami) jest szyfrowany kluczem publicznym odbiorcy (ów) na urządzeniu Sygnalisty (w przeglądarce) i w takiej postaci jest przekazywany na serwer. Do odbiorcy wysyłany jest mail z powiadomieniem o nowym zgłoszeniu. Proces szyfrowania i deszyfrowania zgłoszeń oparty jest o algorytmy RSA-4096 oraz AES-256, które są wykorzystywane na świecie do utajniania informacji, uznawane za standard w kryptografii ze względu na bezpieczeństwo. To rozwiązanie przeciwdziała wyciekom i zapewnia ochronę.
6. Czy system umożliwia prowadzenie dalszej korespondencji? Jeżeli tak to w jaki sposób Sygnalista będzie logował się do systemu?
Tak, system umożliwia i sprzyja poufnej komunikacji Sygnalista- Pracodawca. Po wprowadzeniu zgłoszenia generuje się dla Sygnalisty login, hasło a także klucze szyfrujące. W potwierdzeniu przekazuje się dane logowania (login i hasło) oraz adres strony logowania. Szyfruje się także korespondencja zwrotna.
7. Jak zapewniono anonimowość Sygnaliście?
Ani serwer Sygnanet, ani poprzedzający go proxy nie zachowują (nie tworzą) logów transmisji. Niemożliwe jest dotarcie do danych o transmisji i zidentyfikowanie użytkownika.
8. Czy system będzie pokazywał zdarzenia: kto / kiedy / jakie dane wprowadził / zmodyfikował / pobrał po stronie rozpatrującej zgłoszenie?
Tak, w historii operacji widać wszystkie zdarzenia z systemu. Pozwala to obserwować zgłoszenie na każdym etapie jego rozpatrywania.
9. Czy system udostępnia prowadzenie rejestru zgłoszeń?
Tak, w różnych przekrojach i dla wielu parametrów wyszukiwania.
Pamiętaj! Możemy pomóc Ci wdrożyć prosty system do sygnalizowania nieprawidłowości w Twojej firmie.
Napisz do nas i umów się na prezentację, kliknij tutaj.
A już wkrótce (26.10) zapraszamy na darmowe webinarium: Przygotuj się na zmiany – ochrona organizacji i sygnalistów w firmach. Poniżej link do zapisów:
