Czas czytania: 6 min

W tym artykule kontynuujemy temat automatyzacji standardów zgodności przy pomocy oprogramowania działającego w oparciu o sztuczną inteligencję (AI) oraz uczenie maszynowe (Machine Learning). Tym razem omówimy ten temat, przedstawiając narzędzie od firmy Vendict i postaramy się odpowiedzieć na pytanie – co w tym wszystkim robią formularze Excel? Jeśli chcecie się dowiedzieć, czytajcie dalej 😉

Nikt nie kocha zgodności

Jeśli ktoś słyszał, że jakaś firma uwielbia przygotowania do wdrożenia norm, niech podniesie rękę do góry. Raczej nie ma szans na las rąk. Tak jak wspomnieliśmy w poprzednim artykule, zgodność ze standardami takimi jak ISO 27001, PCI DSS czy RODO (GDPR) podnosi prestiż firmy, staje się ona bardziej konkurencyjna na rynku i zyskuje zaufanie w oczach klientów. Droga do takiego stanu rzeczy bywa niestety kręta i wyboista. W skrócie – rzuca nam wyzwania.

Koszta

Niemal każdy krok we wdrażaniu standardów wiąże się z jakimiś kosztami i nie zawsze da się przewidzieć, jaka to rzeczywiście będzie kwota. Dlatego do tematu nieraz trzeba podejść elastycznie i transferować środki z jednego obszaru do drugiego. Należy jeszcze pamiętać, że koszt nie tylko oznacza pieniędzy – także zasoby ludzkie. Nie w każdej firmie w proces przygotowania do audytu zaangażuje się cała kadra kierownicza. Organizacja może wyznaczyć jedną osobę, która będzie musiała zrozumieć wszystkie domeny specjalistyczne począwszy od fizycznych zabezpieczeń przez bezpieczeństwo IT, zasobów ludzkich do bezpieczeństwa procesu zakupowego. Takie podejście nie zawsze będzie efektywne głownie ze względu na fakt, że ta osoba nie jest ekspertem w każdej dziedzinie swojej organizacji.

Nie ten czas, nie to miejsce

Żaden moment nie jest dobry na wdrożenie standardów zgodności. Niewątpliwie ten proces stanowi wyzwanie, jednak można spróbować do niego podejść jak do kolejnego zadania biznesowego, które przysłuży się rozwojowi firmy. Sprawa nieco się komplikuje, jeśli jako firma jesteśmy zobowiązani do wdrożenia 4 lub 6 norm. Nie trudno o zawrót głowy, ale na szczęście istnieją środki zaradcze, które pomogą opanować sytuację.

Jak wygląda proces wdrażania standardów zgodności?

Można go podzielić na 8 etapów.

Określenie zakresu zgodności

Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie zakresu wdrażanych regulacji i wymagań, które muszą zostać spełnione. Dla wielu firm może to być stosunkowo prosty etap, polegający na identyfikacji odpowiednich ram prawnych i standardów. Przy tym warto wziąć pod uwagę wpływ wdrażanych norm na umowy z klientami oraz dotychczasową działalność biznesową. Zrozumienie regulacji oraz ich wpływu są fundamentem dalszych działań. Co więcej, elementy zakresu można podzielić na to, co potrzebne, możliwe oraz konieczne pod względem priorytetów biznesowych.

Zabezpieczenie wsparcia zarządu i alokacja budżetu

Wsparcie na szczeblu zarządczym to kluczowy element, który sprawia, że proces wdrażania standardów zgodności przebiega sprawnie. Ułatwia podjęcie takich decyzji jak rezerwacja odpowiednich środków finansowych na niezbędne działania, takie jak zakup rozwiązań technologicznych, przeprowadzenie szkoleń czy zatrudnienie odpowiednich specjalistów, jeśli to będzie konieczne. Co więcej, kadra kierownicza musi być zaangażowana nie tylko w kwestie finansowe, ale też akceptację procesów i dokumentacji, które zostaną wdrożone do organizacji.

Analiza luk

To kluczowy etap, który pozwala na ocenę obecnych praktyk firmy wobec wymogów regulacyjnych. Vendict może odegrać tutaj istotną rolę, automatyzując ten czasochłonny proces. Analiza luk obejmuje:

• Ocenę braków w dokumentacji i procedurach, w tym w umowach z klientami oraz podwykonawcami
• Oszacowanie poziomu ryzyka związanego z każą wykrytą luką
• Ocenia krytyczności ryzyka
• Sprecyzowanie działań naprawczych

Vendict obsługuje ponad 22 standardy zgodności, takie jak SOC 2, ISO 27001, ISO 27701, NIST CSF oraz AI Act. Ponadto, platforma umożliwia szybkie przeprowadzenie analizy luk w oparciu o istniejącą dokumentację. Dzięki integracji z narzędziami AI, platforma automatycznie oceni ich krytyczność oraz przedstawi rekomendacje.

Opracowanie dokumentacji

Kolejny krok to utworzenie dokumentacji, która obejmuje polityki, procedury, raporty i umowy NDA. Proces ten wymaga zaangażowania kluczowych osób w firmie, aby upewnić się, że dokumentacja jest precyzyjna i odpowiednio zatwierdzona.

Vendict oferuje wsparcie w tworzeniu dokumentacji, automatycznie analizując istniejące dokumenty pod kątem niespójności i braków. Wbudowane AI może również zasugerować nowe sformułowania w zgodzie z najlepszymi praktykami i wymogami regulacyjnymi, co uprości dostosowanie dokumentacji do wymagań wdrażanych standardów zgodności.

Wdrożenie lub ulepszenie mechanizmów kontroli

Na tym etapie przychodzi czas na wdrożenie odpowiednich środków kontroli. Obejmują one trzy kluczowe obszary: ludzi, procesy i technologie. Tutaj warto trzymać się zasady – stosuj się do własnych wytycznych. Procedury to nie tylko tekst. Trzeba je nie tylko wdrożyć, ale też upewnić się, że mają one zastosowanie w praktyce.

Szkolenie pracowników

W zgodności z regulacjami kluczowi są ludzie. To od nich zależy czy dane przepisy będą prawidłowo egzekwowane. Jednak, w pierwszej kolejności wszyscy pracownicy, a także podwykonawcy muszą zostać przeszkoleni, aby zapewnić pełne zrozumienie wdrażanych standardów i poprawne stosowanie ich w codziennej pracy.

Weryfikacja i ponowna analiza luk

Po wdrożeniu nowych procedur i polityk oraz szkoleniach, konieczne jest ponowne przeprowadzenie analizy luk, aby upewnić się, że wszystkie wymagania prawne zostały spełnione.

Vendict umożliwia automatyczna weryfikację zgodności na podstawie zaktualizowanej dokumentacji, co pozwala na szybkie zidentyfikowanie braków i upewnienie się, że firma jest przygotowana na audyt.

Powtarzalność procesu

Zgodność z regulacjami to ciągły proces doskonalenia. Nawet jeśli organizacja spełniła wszystkie wymagania w danym roku, niewykluczone, że kolejny może przynieść zmiany regulacyjne, które będą wymagać aktualizacji procesów i dokumentacji. Dlatego cały cykl trzeba regularnie powtarzać, aby prowadzić działalność w zgodzie ze standardami zgodności.

Jak działa platforma Vendict?

Platforma Vendict powstała z myślą o maksymalnej automatyzacji i uproszczeniu procesów związanych z zarządzaniem zgodnością (GRC) oraz oceną ryzyka przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI). Jak prezentują się kluczowe funkcje?

Wgrywanie dokumentów i danych

Użytkownik może w prosty sposób załadować odpowiednie dokumenty, które organizacja już posiada, czyli, np.:

• Polityki i procedury
• Raporty zgodności, np. z RODO
• Wcześniej uzupełnione kwestionariusze
• Raporty audytowe
• Inne dokumenty związane z obszarem bezpieczeństwa i zgodności

Vendict obsługuje różne formaty plików, w tym dobrze znane formularze Excel, dokumenty PDF oraz zewnętrzne źródła wiedzy, takie jak, np. Confluence.

Automatyczna analiza danych

Po wgraniu dokumentów Vendict natychmiast rozpoczyna ich analizę. Narzędzie skanuje całą zawartość zaczynając od interpretacji, np. odpowiedzi na pytania w kwestionariuszach lub istotnych elementów zgodności z różnymi standardami takimi jak ISO 27001, RODO (GDPR) czy NIST CSF. Dzięki tej funkcji platforma:

• Ocenia, w jakim stopniu firma jest zgodna z wybranymi normami
• Identyfikuje braki w dokumentacji i procesach
• Proponuje działania naprawcze

Generowanie odpowiedzi na kwestionariusze

Jedną z najważniejszych funkcji platformy jest automatyczne generowanie odpowiedzi na skomplikowane kwestionariusze. Użytkownik może załadować nowy formularz do Vendict, który zostanie automatycznie wypełniony na podstawie wcześniejszych odpowiedzi i zgromadzonych danych. Proces ten zajmuje jedynie kilka minut, co stanowi ogromną oszczędnością czasu.

Dodatkowo platforma:

• Ocenia jakość odpowiedzi i wskazuje, które wymagają uzupełnienia
• Pozwala użytkownikom na przeglądanie i modyfikowanie odpowiedzi zanim zostaną wysłane do klienta lub audytora

Mentor GRC

Jedną z unikalnych funkcji platformy Vendict jest „Mentor GRC” (ang. GRC, Governance, risk management and compliance). To własny konsultant GRC ds. cyberbezpieczeństwa lub prywatności, który dostarcza najlepsze praktyki zarządzania zgodnością oraz podpowiada, jakie działania należy podjąć, aby sprostać wymaganiom regulacji. Mentor analizuje wszystkie dokumenty, śledzi najnowsze zmiany w przepisach i proponuje konkretne rozwiązania.

Zarządzanie ryzykiem stron trzecich

Platforma od Vendict pozwala także na zarządzanie ryzykiem związanym z kontrahentami i stronami trzecimi. Użytkownicy mogą wgrać dokumenty dostarczone przez zewnętrzne firmy, a platforma automatycznie je przeanalizuje, oceniając poziom ryzyka. Ta funkcja okaże się bardzo przydatna podczas podejmowania decyzji o podjęciu lub kontynuacji współpracy z danym partnerem.

Spersonalizowane raporty i śledzenie źródeł informacji

Vendict generuje szczegółowe raporty, które użytkownicy mogą dostosować do swoich potrzeb. Platforma umożliwia pełną personalizację opartą na danych wewnętrznych firmy. Co więcej, w przypadku automatycznego podpowiadania, użytkownik może wyśledzić źródło informacji przy pomocy jednego kliknięcia.

Czy Vendict to pomocne narzędzie?

Znacząco upraszcza zarządzenie zgodnością oraz ocenę ryzyka w organizacjach. Funkcje takie jak automatyzacja procesów, szybkie generowanie odpowiedzi na kwestionariusze, ocena dokumentów i ścisłe monitorowanie zgodności ze standardami oszczędzają czas i pomagają sprostać wybranym regulacjom.